Crear y emitir cargos¶
Un cargo es un importe que la cuenta debe pagar. Emitirlo aumenta la deuda de la cuenta, salvo que pueda aplicarse crédito según las reglas de la organización. No significa que se haya recibido dinero.
Crear un cargo individual¶
El propietario o gestor puede emitir un cargo para una sola cuenta.
- Busque la cuenta y compruebe su número y nombre.
- Pulse Crear cargo.
- Ingrese descripción, monto y vencimiento.
- Escriba el motivo o la referencia de la autorización.
- Pulse Emitir cargo y revise el resultado en Cargos.
Use una descripción que el pagador pueda entender, como «Cuota de noviembre», en lugar de un código que solo conozca el personal.
Preparar un cargo mensual¶
El propietario configura la programación; el propietario o gestor puede emitir los cargos de cada período.
- En Generar cobros, abra Nuevo cargo recurrente.
- Ingrese descripción, monto y fecha de inicio.
- Elija el día de vencimiento, del 1 al 28.
- Indique una categoría si solo corresponde a ese grupo de cuentas. Vacía, permite incluir las cuentas activas que cumplan las demás condiciones.
- Pulse Guardar cargo recurrente.
La programación disponible es mensual y de monto fijo. Las excepciones o montos particulares por cuenta deben ser revisados por el responsable antes de emitir.
Emitir un período¶
- Abra Generar cobros y elija el cargo recurrente.
- Seleccione el período y pulse Preparar vista previa.
- Compruebe cantidad de cuentas, monto total, vencimiento y muestra de cargos.
- Abra Ver exclusiones. Las cuentas cerradas, exentas o de otra categoría pueden quedar fuera del lote.
- Cuando todo coincida, pulse Emitir… cargos.
La misma programación y período no se emiten dos veces. Si el lote figura como emitido, revise los cargos existentes. No cree otra programación para repetirlo.
El estado pasa de Pendiente de iniciar a Emitiendo cargos. El contador muestra cuántos cargos se han guardado. Puede cerrar la página: el trabajo continúa en el servidor. Para volver, abra el enlace del lote en Lotes recientes o seleccione otra vez el mismo cargo recurrente y período.
Pulse Actualizar estado si hubo un corte de conexión. No prepare otra programación para sustituir un lote pendiente.
Si aparece Emisión detenida, los cargos ya emitidos se conservan. Revise el motivo indicado —por ejemplo, una cuenta que se cerró después de la vista previa— y solicite ayuda al responsable si hace falta. Reanudar cargos pendientes continúa el mismo lote sin volver a emitir los cargos completados. Si cambió la autorización de quien lo solicitó, un responsable habilitado debe reanudarlo.
El lote muestra Lote emitido cuando todos los cargos de la vista previa quedaron guardados. Si la vista previa cambió antes de confirmar, revísela de nuevo.
Importar cargos calculados fuera de concili.app¶
Use Importar → Cargos calculados externamente. Relacione número de cuenta, período, descripción, monto, vencimiento y referencia externa.
Las cuentas deben existir. Cada cargo necesita una referencia externa estable que permita reconocerlo si aparece en otro archivo. No cambie esa referencia para volver a cargar el mismo cargo.
Valide el archivo y revise el reporte antes de importar. El procedimiento es el mismo de validación de cuentas.
Un cargo salió mal¶
No registre un pago ficticio para quitar la deuda. El propietario debe revisar si corresponde anular el cargo u otra corrección.