Crear cuentas y dar acceso¶
Una cuenta reúne los cargos y pagos que necesita llevar por separado. Puede representar un local, un servicio, una familia o una membresía. Sus contactos son las personas con quienes la organización se comunica.
Crear una cuenta¶
- Abra Cuentas → Crear cuenta.
- Ingrese un número de cuenta estable y un nombre que permita reconocerla.
- Agregue una categoría si la usará para seleccionar cuentas al generar cargos.
- Guarde y compruebe que abrió la cuenta correcta.
Use el número para identificar la cuenta, aunque después cambie su nombre o su responsable. Dos personas con el mismo nombre no son necesariamente la misma cuenta. Para cargar varias cuentas, use la importación de archivos.
Agregar contactos¶
- Abra la cuenta y entre en Contactos.
- Abra Agregar contacto.
- Ingrese nombre, correo y teléfono, y seleccione la relación con la cuenta.
- Marque Recibir avisos por correo si corresponde y guarde.
Una cuenta puede tener varios contactos. Agregar un correo o autorizar avisos no concede acceso al portal.
Dar acceso a Mi cuenta¶
Esta acción corresponde al propietario de la organización.
- Confirme quién está autorizado para consultar esta cuenta. No basta con que conozca el número, tenga un correo parecido o viva en la misma dirección.
- Pida al responsable de usuarios que cree y habilite el usuario, si todavía no existe. Los pagadores usan el rol Collections Customer.
- En Contactos, abra Administrar acceso al portal.
- Elija el contacto, ingrese el correo del usuario y seleccione Conceder acceso.
- Escriba el motivo y pulse Guardar acceso.
La autorización se aplica a esa cuenta. Si una persona debe consultar varias, revise y conceda cada acceso por separado. No use una cuenta compartida entre pagadores.
Retirar acceso¶
En el mismo formulario, seleccione Revocar acceso y registre el motivo. Compruebe que eligió el contacto y el usuario correctos.
Revocar acceso no borra cargos, pagos ni estados de cuenta. Si cambia la persona responsable, revise qué historial puede consultar la nueva persona antes de darle acceso; no le conceda automáticamente el acceso anterior ni le transfiera una deuda sin revisión.
Buscar y revisar una cuenta¶
En Cuentas puede buscar por número, nombre, contacto, teléfono, correo o referencia de pago. El saldo pendiente y el crédito se muestran por separado. Abra Cargos, Pagos, Estado de cuenta o Actividad para revisar el detalle.
En un teléfono, abra Sección para cambiar entre esas vistas.