Configurar la organización¶
La configuración inicial se prepara para una organización concreta. Antes de usar cuentas reales, confirme su nombre, moneda, responsables y fecha de corte con quien administra el servicio.
Una demostración conserva datos ficticios. Para comenzar con una organización real, use el sitio que se haya preparado para ella; no cambie el nombre de una demostración para convertir sus movimientos en historia real.
Usuarios y responsabilidades¶
La creación inicial de usuarios y los ajustes avanzados se hacen con las herramientas de administración existentes. El trabajo diario se realiza en Cobros. El acceso a las herramientas avanzadas depende de permisos adicionales.
Pida al responsable de usuarios el rol adecuado:
| Persona | Rol que verá en la administración de usuarios |
|---|---|
| Responsable de la organización | Organization Owner |
| Gestor de cobros | Collections Manager |
| Cajero | Collections Clerk |
| Pagador | Collections Customer |
El rol de pagador no concede por sí solo acceso a una cuenta. El propietario debe autorizarla en Contactos. Cada persona debe tener su propio usuario.
Cambiar el logo¶
El responsable con rol Organization Owner puede hacerlo desde Cobros → Configuración → Logo de su organización.
- Seleccione una imagen PNG, JPG o WebP de hasta 2 MB.
- Pulse Guardar logo.
- Compruebe el encabezado de Cobros y de Mi cuenta.
El logo aparece junto al nombre de su organización. La marca concili.app sigue identificando al servicio. Use una imagen pública: no suba documentos, datos bancarios ni información personal.
Para dejar solo el nombre, pulse Quitar logo. Esto no elimina cuentas ni movimientos y no cambia el nombre de la organización. Se utiliza el mismo campo de logo de Empresa que ofrece ERPNext; no necesita cambiar ajustes contables.
Preparar los datos¶
Antes del primer cobro, revise:
- Números de cuenta, contactos y responsables.
- Saldos iniciales y fecha de corte, incluidos los créditos.
- Cargos mensuales, categorías y cuentas excluidas.
- Personas que pueden registrar pagos, corregirlos y resolver diferencias.
- Opciones de pago y datos bancarios aprobados por la organización.
Puede importar las cuentas y preparar los cargos antes de habilitar pagos en línea.
Pagos en línea¶
Cada organización cobra en su propia cuenta del proveedor. Puede consultar cuentas y registrar pagos verificados aunque los pagos en línea no estén habilitados.
La pantalla Recurrente muestra la conexión de pruebas y la última sincronización. Sincronizar ahora deja la consulta en cola; no confirma que un pago ya se haya recibido o aplicado. Revise después el resultado y los movimientos de la cuenta.
Sandbox es el entorno de pruebas. Sus pagos no son cobros reales. El formulario de conexión de pruebas no sirve para activar un comercio real.
Para cobrar tarjetas reales, coordine con el responsable del servicio:
- La cuenta comercial autorizada y el destino de los fondos.
- La configuración y verificación de un comercio nuevo para dinero real.
- Las direcciones de regreso del pago y la recepción de sus confirmaciones.
- Quién revisará devoluciones, disputas y pagos que no se hayan aplicado.
- La aprobación de activación y la comprobación del primer cobro autorizado.
Entregue las credenciales por el canal privado acordado. No comparta contraseñas personales ni pegue claves en correos, documentos de ayuda o conversaciones. No convierta un comercio de pruebas ni sus pagos históricos en registros reales.
Los cargos de procesamiento para el pagador no quedan habilitados por activar tarjetas. Requieren su propia política y autorización; no los dé por incluidos.
Transferencias y otros medios¶
Las instrucciones bancarias solo deben mostrarse cuando los datos hayan sido configurados y aprobados. Un comprobante enviado por el pagador sigue necesitando verificación de los fondos recibidos.
Si un medio de pago deja de funcionar, las cuentas y los movimientos registrados siguen disponibles. No pida repetir un pago cuyo resultado todavía se desconoce: revise primero su estado con el proveedor.
Aplicaciones externas¶
concili.app funciona sin Garita. Si utiliza una aplicación externa, sus usuarios necesitan autorizaciones financieras revisadas para las cuentas que consultarán o pagarán. Pertenecer a una comunidad o a una propiedad no concede esos permisos.
Al terminar una relación o cambiar un responsable, revise sus accesos. No elimine la historia financiera ni conceda a la persona nueva el historial de otra sin autorización.