Importar cuentas y saldos iniciales

El propietario o gestor puede cargar cuentas desde CSV o Excel. La importación primero valida el archivo; no guarda cuentas hasta que usted lo confirma.

Descargue la plantilla de cuentas. La fila incluida es un ejemplo ficticio: reemplácela por los datos revisados de su organización.

Preparar el archivo

Use CSV UTF-8 o XLSX, con encabezados en la primera fila. El límite es 5 MB, 10,000 filas y 100 columnas por archivo. Para Excel se lee la hoja activa; deje allí los datos que quiere importar.

Columna de la plantilla	Qué ingresar
account_number	Número único y estable de la cuenta.
display_name	Nombre con el que se mostrará la cuenta.
contact_name	Nombre de la persona de contacto.
email	Correo de contacto, si lo tiene.
phone	Teléfono de contacto.
opening_balance	Saldo a la fecha de corte: deuda positiva, crédito negativo o cero.
external_reference	Código de su sistema anterior, si existe.
category	Grupo de cuentas que usa para sus cargos.

No necesita cambiar los nombres de todas sus columnas: podrá relacionarlas con estos campos. Cada encabezado debe ser distinto y cada columna se puede asignar a un solo campo. En Excel, guarde los números de cuenta como texto si contienen ceros iniciales. Use montos numéricos, por ejemplo 850.00, sin el símbolo de moneda.

Para guardar correo o teléfono de un contacto nuevo, incluya también contact_name. Si falta el nombre, la validación lo indica y bloquea la importación; no se descartan esos datos sin avisarle. Importar un contacto no le concede acceso.

Validar e importar

1. Abra Importar y seleccione Cuentas y saldos iniciales en Contenido.
2. Elija el archivo. Si contiene saldos iniciales, indique la fecha de corte.
3. Pulse Leer columnas y relacione cada columna con el campo correspondiente. Deje No importar en lo que no vaya a usar.
4. Pulse Validar importación. Revise las filas válidas, los errores y las advertencias. Antes de importar distingue las cuentas nuevas de las existentes y muestra por separado la deuda y el crédito inicial. Los totales excluyen filas con errores; mientras haya errores no podrá confirmar el archivo.
5. Use Descargar reporte para corregir el archivo. Cargue y valide de nuevo la versión corregida.
6. Cuando haya revisado los datos y no queden errores, pulse Importar.

Una advertencia, como la falta de correo, no siempre impide guardar. Revísela: ese contacto no podrá recibir avisos por correo mientras falte una dirección válida. Abra Ver muestra de filas válidas para comprobar hasta diez filas con los campos ya relacionados. La muestra no sustituye la revisión del archivo completo.

Aprobar los saldos iniciales

Importar las cuentas y aprobar sus saldos son dos pasos distintos. Solo el propietario puede pulsar Aprobar saldos iniciales revisados después de importar.

Antes de aprobar, compruebe la fecha de corte, el total y los importes por cuenta. Por ejemplo, un saldo inicial de Q850.00 al 31 de octubre significa que esa es la deuda pendiente a esa fecha; no es un nuevo pago ni un cargo del mes siguiente.

Un valor de −Q100.00 representa crédito inicial. Si un pago antiguo ya está incluido en ese saldo, no lo registre de nuevo: daría crédito dos veces.

Si una cuenta ya tiene un saldo inicial aprobado, no intente corregirlo con otro archivo. Pida al propietario que revise una corrección documentada.

Si vuelve a cargar el archivo

Una cuenta cuyo número ya existe se conserva. La importación no reemplaza su nombre, contactos ni historial. No la use como una actualización masiva de datos. Si necesita corregir una cuenta existente, revísela por separado.

Repetir la confirmación del mismo lote no vuelve a importarlo. Si hubo un corte de conexión, revise el resultado y las cuentas antes de preparar un lote nuevo.

Importar contactos tampoco crea usuarios ni les concede acceso. Ese paso se hace en Contactos.

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